Sähköinen taloushallinto - vain isoille yrityksille?

Sähköisestä taloushallinnosta usein ajatellaan, että se on vain isojen yritysten juttu.

On tietysti totta, että isossa yrityksessä sähköisen taloushallinnon edut korostuvat. Mutta kyllä hyötyjä saadaan pienemmässäkin mittakaavassa, vaikkapa yhdistystoiminnassa. Yhdistyksen kun on kuitenkin pakko tehdä tilinpäätös, usein myös veroilmoitus sekä pitää kokouksia. Monenlaista paperinpyöritystä siis riittää.

Otavan Vpk ry sähköisti taloushallintonsa

Otavan Vpk:n arkistoon on kertynyt kunnioitettava määrä punaisia mappeja, jotka sisältävät menneiltä vuosilta paitsi paljon mielenkiintoista historiaa, myös mittavat määrät tositeaineistoa. Tätä ihan toimivaa ja hyväksi havaittua toimintatapaa olisi edelleenkin voinut jatkaa, mutta muutama vuosi sitten Otavan Vpk:ssa tehtiin fiksu päätös siirtyä sähköiseen taloushallintoon.

Miten se sähköinen taloushallinto yhdistyksessä toimii?

Se toimii ihan samalla tavalla kuin yrityksissäkin.

Otavan Vpk:lle ostolaskut tulevat verkkolaskuina tai skannauspalveluun. Yhdistyksen puheenjohtaja tarkistaa ja hyväksyy laskut omalla käyttäjätunnuksellaan. Hyväksymisen jälkeen rahastonhoitaja hoitaa hyväksyttyjen laskujen maksatuksen ja kirjanpitokäsittelyn.

Myyntilaskuja Otavan Vpk:ssa kirjoitellaan harvakseltaan, koska suurin tulonlähde yhdistykselle on kaupungin avustus. Mutta silloin kun myyntilasku lähtee, se lähtee verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta. Kun suoritus laskuun sitten aikanaan saapuu, se kirjautuu reskontrasta automaattisesti maksetuksi. Suoritusten valvominen on siten helppoa, ja maksukehotuksetkin saa tarvittaessa tulostettua kätevästi.

Käytössä on luonnollisesti myös konekieliset tiliotteet. Kaikki tositeaineisto, joka ei ole lähtökohtaisesti sähköisenä, skannataan järjestelmään.

Tositeaineiston lisäksi sähköiseen arkistoon skannataan muitakin dokumentteja.

Pöytäkirjat, tilinpäätökset, toiminnantarkastajan kertomukset, talousarviot, toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset, vakuutuskirjat, kiinteistöveroliput ja kaikki muut hallinnon dokumentit ovat parin klikkauksen takana

Oikeastaan voisikin ajatella, että juuri yhdistykset ovat niitä, jotka erityisesti hyötyvät taloushallinnon sähköistämisestä paristakin syystä.

Yhdistyksillä on harvoin palkattua henkilökuntaa. Asioita hoitavat yhdistyksen vapaaehtoiset toimihenkilöt, joiden aikaa vie työ, perhe ja ehkä muutkin harrastukset yhdistyksen asioiden lisäksi. Kun kaikki yhdistyksen dokumentit ovat helposti kaikkien niiden saatavilla (käyttäjätunnuksia voi olla vaikka jokaisella hallituksen jäsenellä omansa), ei tarvitse pitää niin paljon kokouksia asioiden läpikäymistä varten.

Yhdistykselle tulevilla laskuilla on pysyvä laskutusosoite. Jos toimihenkilöt vaihtuvat, ei tarvitse siinä yhteydessä käydä läpi laskutusosoitteiden muutosrumbaa, eikä laskuja pääse hukkumaan siirtymävaiheissa.